Proaktivt strategiarbejde på Datalogi

I oktober måned drog hele datalogis sekretariat på seminar i Mols Bjerge. Temaet var fælles strategi for sekretariatet og seminaret foregik i et samarbejde med Strategy-Lab fra Handelshøjskolen.

Strategy-Lab har skrevet nedenstående artikel om seminaret:

Proaktivt strategiarbejde på Aarhus Universitet

Af Lisbeth Bjerre Jensen, Storm Trooper på Strategy-Lab

På Strategy-Lab samarbejder vi med mange interessante virksomheder og partnere, og heraf udspringer en lang række spændende projekter. Et af de spændende samarbejder, vi for nylig har gennemført, er sammen med Sekretariatet på Datalogisk Institut på Aarhus Universitet. I oktober afholdt Strategy-Lab en workshop med sekretariatet i Mols Bjerge, hvor smuk natur og lejrskolestemning satte rammerne for et par indholdsrige dage med fokus på bl.a. service og håndtering af forandringsprocesser i en stor og kompleks organisation som Aarhus Universitet.

Udgangspunktet

Med de seneste års fusioner er Aarhus Universitet blevet en langt større organisation, der ifølge den formulerede strategi for 2008-2012 nu favner en tilsvarende større mangfoldighed i fag, opgaver, medarbejdere, studerende, struktur og geografisk placering. Dette medfører forandringer og omstillinger, som blandt andet har stor betydning for det administrative personale. Arbejdsgange skal effektiviseres samtidig med, at kvaliteten af arbejdet skal bevares – og på sigt gerne forbedres! I forlængelse heraf bliver centralisering versus decentralisering et interessant emne for de implicerede parter. Sekretariatet ved Datalogisk Institut er naturligvis også berørt af disse forandringsprocesser, men i stedet for at læne sig tilbage og vente på fremtiden, så har de sat sig for at indtage en proaktiv tilgang og således selv være med til at forme den fremtid, som er deres. Fokus koncentreres om følgende: ”Hvad er vores fornemste opgave som sekretariat?” og ”Hvordan servicerer vi vores kunder bedst muligt?”

Det faktum, at både Strategy-Lab og Datalogisk Institut hører under AU, gør blot samarbejdet mere interessant og relevant. Der er her en mulighed for at skabe tværfaglig videndeling, og hvorfor ikke udnytte hinandens forskellige kompetenceområder inden for murene af AU? Dette understøtter jo netop én af de fire kerneaktiviteter i AU’s strategi, nemlig at skabe inspirerende rådgivning og videnudveksling. På trods af vores forskellige arbejdsområder eksisterer der en fælles forståelse for de udfordringer, der skal arbejdes med, når man er en stor organisation under betydelige forandringer. Måske er det netop én af grundene til, at workshoppen blev ekstra spændende, og at deltagerne – inklusive os selv – kunne tage derfra med en masse inspiration at arbejde videre med.

Molslaboratoriet – for enden af verden – næsten…

Mols Bjerge – nærmere bestemt Molslaboratoriet – er destinationen, og allerede da vi stiger ud af bilen, mærker man, at luften er mere frisk, fuglene flyver højere, og solen skinner stærkere. Kort sagt så skaber den storslåede natur en ro omkring hele holdet og sætter nogle rammer, der er helt i tråd med formålet med denne workshop – at komme væk fra hverdagens opgaver og rutiner, få sat fokus på mere langsigtede mål og via helikopterperspektivet få sat ord og handlinger på fremtidens udfordringer.

Agenda

Der er lagt et ambitiøst program for de to dage, så det er afgørende, at alle er fokuseret omkring opgaverne, og at tidsplanen bliver overholdt. Der bliver aftalt et sæt spilleregler omkring afviklingen af workshoppen – regler som er med til at bibeholde en positiv og konstruktiv dialog begge dage. Derudover skal deltagerne formulere deres forventninger til det output, som de anser for vigtigt at adressere og finde en løsning på.

Procesværktøjer Eksempler på værktøjer, der blev anvendt på workshoppen:

Walk & Talk: Gå en tur med en makker og diskutér et konkret emne. Skriv noter undervejs. Når man kommer tilbage tages emnet op i plenum. Et godt alternativ til almindeligt gruppearbejde.

Bokse-session: Fysisk aktivitet gavner altid. Anvendes til at få en god start på dagen med fælles energi og højt humør.

P-pladsen: Kan anvendes, hvis en diskussion bliver irrelevant ift. emnet, men som er aktuel i anden henseende. Emnet noteres og kan tages op igen senere.

Scenarietænkning: Der arbejdes med forskellige fremtidsperspektiver. Formålet med øvelsen er at forberede deltagerne på fremtiden og se muligheder frem for begrænsninger. Deltagerne får til opgave at formulere det positive potentiale, som de ser i de forskellige scenarier.

Forud for workshoppen gennemførte vi interviews med institutlederen, sekretariatschefen og VIP’erne [det videnskabelige personale] på Datalogisk Institut for at få klarlagt deres behov. Disse samtaler gav os et indblik i, hvordan verden ser ud fra deres perspektiv – og hvordan deres opfattelse harmonerer med sekretariatets hverdag? Sekretariatets fornemste opgave er blandt andet at yde god støtte og service til denne gruppe af ansatte, og det er derfor essentielt, at vi får indblik i, hvordan VIP-gruppen definerer begreberne. Vi har været rundt på kryds og på tværs af instituttet, og det enorme potentiale for videndeling bliver med ét meget mere tydeligt – også for os!

På workshoppens første dag er der blandt andet fokus på sekretariatets ”kunder” – en opdeling af de forskellige kundegrupper og en diskussion af, hvorledes man yder dem den bedste service. Sekretariatet får også fremlagt, hvordan flere af deres ”kunder” ser på servicebegrebet. Der er fra starten en god dialog, og alle bidrager til diskussionerne. For at opretholde koncentrationsniveauet er der fra Strategy-Labs side fokus på at skabe et afvekslende indhold, hvor øvelserne skifter mellem plenum og gruppe, og der er arrangeret en gåtur sidst på eftermiddagen. På denne måde lykkes det at arbejde konstruktivt og med et højt energiniveau til kl. 18.30. Herefter fortsætter den gode stemning i ’spisesalen’ og sætter et flot punktum for workshoppens dag 1.

Get involved…

Det er naturligvis afgørende, at der foreligger et interessant program, men der skal ikke herske nogen tvivl om, at det er deltagerne, som skaber resultatet på en workshop. Strategy-Labs rolle i denne sammenhæng er at agere facilitator – vi opsætter rammerne og guider deltagerne rundt imellem de forskellige øvelser. For at deltagerne skal opnå konkrete resultater og tage ejerskab i forhold til arbejdet fremadrettet, er det afgørende, at de involverer sig i arbejdet. Det er dem, der er eksperterne, det er dem, som kender arbejdsopgaverne, og det er dem, som skal kunne se formålet med indholdet. Sekretariatet på Datalogisk Institut tager fra starten udfordringen op, tager ansvar og deltager aktivt i øvelserne. De er åbne, men forholder sig stadig kritiske og har klare forventninger til forløbet. Den positive tilgang kommer specielt til udtryk gennem scenarieøvelsen, hvor vi arbejder med tre forskellige organisatoriske rammesætninger. Deltagerne bliver pålagt det dogme at skulle forholde sig positivt til alle tre scenarier, og alle formår at sætte sig ud over egne nære behov. Det viser sig sågar, at en førhen afventende og kritisk holdning bliver vendt til nysgerrighed omkring mulighederne i fremtidens forandringer. Det er tydeligvis en udfordring for alle at bevæge sig ind i en fremtid, som kan få store konsekvenser for nogle af deltagerne – for hvordan italesætter man bedst muligt sådanne ømfindtlige emner?

Workshoppens sidste punkt er handlingsplaner. Vi har hele vejen igennem workshoppen noteret konkrete ønsker og idéer, som nu skal realiseres. Som afsluttende øvelse skal sekretariatets medarbejdere byde ind på forskellige aktiviteter, og nu bliver de selv ansvarlige med konkrete deadlines for hver enkelt opgave. Det bliver samtidig pointeret, at det i høj grad også er ledelsens ansvar, at disse opgaver vil blive prioriteret og få plads i hverdagen. Det viser sig desværre alt for ofte, at de gode intentioner får hårde kår, når hverdagen melder sig, og det er derfor essentielt, at medarbejderne får støtte og opbakning fra ledelsens side til at følge op på de gode initiativer.

Startskuddet har lydt

Alle havde store forventninger til workshoppen – såvel Sekretariatet som os på Strategy-Lab. Vi ville gerne tage fra Mols med fornemmelsen af at have skabt en platform for en positiv tilgang til fremtiden. Om vi ligefrem har skabt en sådan platform vil vi lade op til deltagerne at vurdere, men vi havde stor læring ud af at se, hvad der rent faktisk virker rent rammemæssigt! En af deltagerne siger efterfølgende om arbejdet på workshoppen: ”Alle fik taletid. Alle blev respekteret og hørt. Ingen var nervøse for at byde ind med noget. Det var dejligt at være sammen med mine kolleger på en afslappet måde, og hvor vi sammen var med til at præge vores fremtidige arbejdsplads”.

Startskuddet har lydt! Det var med en god fornemmelse, at vi satte os i bilen og vendte næsen hjemad mod Århus. Et par spændende dage var overstået, hvor alle parter både havde lært og bidraget. At deltagerne også var tilfredse med forløbet var naturligvis den største tilfredsstillelse og et vigtigt succeskriterium. Men arbejdet er ikke færdigt – egentlig venter det rigtige arbejde med processerne først nu! For vores vedkommende har vi lært endnu mere om facilitering af strategiarbejde, og det vil være med til at danne grundlag for nye spændende workshops! Og så glæder vi os for resten allerede til vores aftalte opfølgningsbesøg hos sekretariatet i foråret 2010 – for ingen ved, hvordan ’verden’ ser ud til den tid…

Og her til slut lader vi så en af sekretariatets medarbejdere få det sidste ord: ”For mig er det brugbart at se, hvordan strategi-benarbejde kan virke inspirerende og stimulerende for arbejdsglæden når den er kommunikativ og velgennemarbejdet med masser af forarbejde og velovervejet processtyring.”

Se originalartikel